Qui định về hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm

QUI ĐỊNH VỀ HỆ THỐNG CẢNH BÁO HÀNH VI SAI PHẠM

Quy định cơ bản về thiết lập thiết lập hệ thống cảnh báo các hành vi sai phạm.

Quy định này qui định khái niệm cơ bản và các thủ tục cho việc thiết lập và quản lý hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm, có nhiệm vụ tiếp nhận và giải quyết các báo cáo từ phía cán bộ công nhân viên và tổ chức, cá nhân bên ngoài Công ty Canon Việt Nam (sau đây gọi là “Đối tác kinh doanh”) liên quan tới hoạt động kinh doanh của Công ty Canon Việt (sau đây gọi là “Công ty”) về hành vi vi phạm pháp luật, hành vi sai trái, hành vi gian dối và các hành vi sai phạm khác (sau đây gọi là “Hành vi sai phạm”) đã được phát hiện tại nơi làm việc; trong hoạt động kinh doanh của Công ty. Hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm còn có chức năng tư vấn, đưa ra lời khuyên giúp cán bộ công nhân viên có thể xác nhận xem hành vi đó có vi phạm pháp luật, quy định, nội quy công ty hay không. Quy định về hệ thống cảnh báo hành vi sai phạm này nhằm nhanh chóng phát hiện sớm và điều chỉnh hành vi đồng thời hỗ trợ cho việc quản lý hành vi của Công ty.

1. Chỉ định phòng ban/người chịu trách nhiệm trong việc nhận Báo cáo cảnh báo hành vi sai phạm từ “Cán bộ công nhân viên”, “Đối tác kinh doanh”

Công ty sẽ thiết lập UỶ BAN THỪA HÀNH CỦA CVN là nơi sẽ thu nhận Báo cáo về hành vi sai phạm do cán bộ công nhân viên hay Đối tác kinh doanh cung cấp. Báo cáo về hành vi sai phạm là việc tự giác khai báo hành vi sai trái đã hoặc sẽ được thực hiện bởi bất kỳ ai - từ cấp quản lý đến cán bộ công nhân viên tại nơi làm việc hoặc trong các hoạt động kinh doanh của Công ty.

2. Hình thức gửi báo cáo cảnh báo vi phạm

- Bằng thư điện tử: whistle_blowing@cvn.com.vn

- Bằng fax: 04-3881-1284

- Phỏng vấn trực tiếp

※ Chỉ có những thông tin ghi danh mới được chấp nhận (thông tin nặc danh không được chấp nhận).

3. Người, tổ chức có thể nộp Báo cáo cảnh báo hành vi sai phạm

Tất cả cán bộ công nhân viên và công nhân dịch vụ - những người làm việc cho Công ty và Đối tác kinh doanh.

4. Điều tra

Trong các trường hợp mà Báo cáo về hành vi sai phạm đựơc gửi lên UỶ BAN THỪA HÀNH, Uỷ ban này sẽ ngay lập tức điều tra hành vi vi phạm đã được báo cáo, xem xét về hành vi sai trái và lưu giữ thông tin về các vi phạm đó là đúng hay sai… Uỷ ban sẽ giải quyết tất cả các trường hợp đã báo cáo.

Ít nhất hai (2) thành viên sẽ xác nhận báo cáo, sau đó báo cáo với Tổng giám đốc và tổ chức nhóm điều tra bao gồm những thành viên không liên quan đến nội dung của báo cáo (nếu thấy cần thiết). Nhóm điều tra sẽ tiến hành khai thác cuộc phỏng vấn với công nhân viên, đối tác kinh doanh và dịch vụ hỗ trợ bên ngoài như hãng luật để lập báo cáo kết luận trình Chủ tịch Uỷ ban thừa hành.

5. Hiệu chỉnh hành vi sai phạm

Dựa trên kết quả điều tra, nếu Công ty phát hiện ra rằng hành vi sai phạm được nêu trong Báo cáo cảnh báo hành vi sai phạm là có thật, Công ty ngay lập tiến hành các bước cần thiết để hiệu chỉnh hành vi sai phạm và để ngăn ngừa hành vi sai phạm tương tự tiếp diễn.

6. Các hình thức kỷ luật

Dựa trên kết quả điều tra, nếu Công ty phát hiện ra rằng hành vi sai phạm được nêu trong Báo cáo cảnh báo hành vi sai phạm là có thật và một số nhân viên quản lý hay công nhân viên của Công ty có liên đới đến hành vi vi phạm đó một cách cố ý hoặc hoàn toàn vô tình thì nhân viên quản lý hay công nhân viên đó sẽ bị xử lý theo hình thức kỷ luật được qui định tại Hợp đồng lao động và những qui định về lao động, làm việc có liên quan của Công ty hoặc có thể chịu sự xử lý của Luật pháp và các quy định hiện hành của Việt Nam.

7. Bảo vệ cán bộ công nhân viên, Đối tác kinh doanh gửi Báo cáo cảnh báo hành vi sai phạm

Công ty sẽ không sa thải, đe doạ, làm phiền hoặc có bất cứ hành vi phân biệt đối xử nào đối với cán bộ công nhân viên, Đối tác kinh doanh đã gửi Báo cáo cảnh báo hành vi sai phạm cho Công ty .

Tất cả các thông tin liên quan tới Báo cáo hành vi sai phạm sẽ được coi là thông tin mật của Công ty. Các thông tin mật này sẽ không được tiết lộ cho bất kỳ bên thứ ba nào, ngoại trừ việc sử dụng cho mục đích điều tra của Công ty; báo cáo cho cơ quan nhà nước có thẩm quyền của Việt Nam (trong trường hợp hành vi sai phạm liên quan tới trách nhiệm hình sự) và việc sử dụng cho mục đích tuyên truyền của Công ty, Tập đoàn dưới hình thức ẩn danh.

8. Báo cáo

Các Báo cáo cảnh báo hành sai vi phạm mà Công ty thực sự nhận được trong một giai đoạn nhất định sẽ được gửi về BỘ PHẬN VĂN PHÒNG THỪA HÀNH CỦA TẬP ĐOÀN CANON bốn (04) lần trong một năm (tháng 1, tháng 4, tháng 7, tháng 10).

Hà Nội, ngày 01 tháng 07 năm 2016

Phê chuẩn bởi

 

 

Shunji Sawa

Tổng giám đốc